Lịch sử
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHỨC NĂNG LƯU LỊCH SỬ HOẠT ĐỘNG
Lưu lại thao tác của người dùng với hệ thống
1. Giới thiệu về Lịch sử hoạt động
Chức năng Lịch sử hoạt động cho phép người dùng xem lại toàn bộ các thao tác đã thực hiện trên một tài liệu, bao gồm: tải lên, chỉnh sửa, chia sẻ, xóa và các thay đổi khác. Tính năng này đảm bảo tính minh bạch và theo dõi dễ dàng các thay đổi, giúp kiểm soát việc quản lý và xử lý tài liệu trong hệ thống.
2. Truy cập Lịch sử hoạt động
Đăng nhập vào hệ thống: Sử dụng tài khoản và mật khẩu của bạn để đăng nhập.
Mở tài liệu cần kiểm tra lịch sử:
Truy cập vào mục “Quản lý tài liệu” từ thanh điều hướng.
Chọn tài liệu muốn xem lịch sử hoạt động.
Xem lịch sử hoạt động:
Nhấp vào tùy chọn “Lịch sử hoạt động” (thường nằm ở phần chi tiết tài liệu hoặc trong menu chức năng của tài liệu).
Cửa sổ lịch sử sẽ hiển thị các thông tin chi tiết về những lần thao tác trên tài liệu, bao gồm: loại thao tác, thời gian thao tác, và tên người thực hiện.
3. Các loại thao tác được ghi lại trong lịch sử
Hệ thống ghi lại các loại thao tác sau:
Tải lên: Ghi lại khi tài liệu được tạo hoặc tải lên lần đầu tiên.
Chỉnh sửa: Mỗi lần tài liệu được chỉnh sửa và lưu, hệ thống tạo một bản ghi thao tác và phiên bản mới.
Chia sẻ: Ghi lại thông tin khi tài liệu được chia sẻ với người dùng hoặc phòng ban khác.
Phân quyền: Lưu lại các thay đổi về quyền truy cập của tài liệu (ai có thể xem, sửa, hoặc xóa tài liệu).
Xóa tài liệu: Khi tài liệu bị xóa, hệ thống lưu lại thao tác này để có thể khôi phục hoặc xem xét trong trường hợp cần thiết.
4. Xem chi tiết các phiên bản tài liệu
Khi chọn thao tác chỉnh sửa trong lịch sử hoạt động, hệ thống sẽ hiển thị chi tiết phiên bản tài liệu tại thời điểm đó.
Người dùng có thể so sánh các phiên bản khác nhau để thấy các thay đổi, giúp kiểm soát các cập nhật và điều chỉnh kịp thời nếu cần.
5. Khôi phục từ lịch sử (dành cho quản trị viên)
Quản trị viên có quyền khôi phục các phiên bản trước của tài liệu từ mục lịch sử hoạt động.
Để khôi phục, chọn phiên bản mong muốn, nhấn “Khôi phục” và xác nhận. Phiên bản đó sẽ được sao chép thành bản mới nhất và hiển thị trong danh sách tài liệu.
6. Lưu ý bảo mật khi sử dụng chức năng lịch sử hoạt động
Chỉ những người dùng được phân quyền mới có thể xem lịch sử hoạt động của tài liệu.
Quản trị viên có thể truy cập vào toàn bộ lịch sử thao tác để kiểm soát và theo dõi an toàn dữ liệu.
7. Các trường hợp sử dụng hữu ích của lịch sử hoạt động
Kiểm tra trách nhiệm: Trong trường hợp có lỗi hoặc thắc mắc về nội dung tài liệu, lịch sử hoạt động giúp xác định người thực hiện thay đổi.
Khôi phục dữ liệu: Nếu có chỉnh sửa không mong muốn, người dùng hoặc quản trị viên có thể truy xuất phiên bản trước để khôi phục.
Quản lý hiệu quả: Theo dõi chi tiết các thay đổi giúp quản lý hiệu quả tiến trình công việc và đảm bảo tính chính xác của tài liệu.
Chức năng lưu lịch sử thao tác không chỉ giúp tăng cường tính minh bạch mà còn là công cụ quan trọng trong việc quản lý và giám sát tài liệu một cách chuyên nghiệp và bảo mật.
Last updated