Văn bản nội bộ
Tính năng văn bản nội bộ trong hệ thống quản lý văn bản (QLVB) được thiết kế để hỗ trợ tổ chức trong việc tạo, chia sẻ và quản lý các tài liệu nội bộ một cách hiệu quả và an toàn
Các Tính Năng Nổi Bật
Chia Sẻ Nội Bộ An Toàn: Người dùng có thể chia sẻ văn bản nội bộ với đồng nghiệp trong tổ chức một cách nhanh chóng và an toàn. Quyền truy cập được kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới có thể xem hoặc chỉnh sửa tài liệu.
Theo Dõi Phiên Bản: Tính năng theo dõi phiên bản cho phép bạn kiểm soát và quản lý các thay đổi trong văn bản. Bạn có thể quay lại phiên bản trước nếu cần, giúp đảm bảo rằng thông tin luôn chính xác và cập nhật.
Ghi Chú và Bình Luận: Các nhân viên có thể để lại ghi chú hoặc bình luận trên văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thảo luận và hợp tác trong nhóm.
Tìm Kiếm Nhanh Chóng: Với chức năng tìm kiếm mạnh mẽ, người dùng có thể dễ dàng tìm thấy văn bản nội bộ dựa trên từ khóa, ngày tháng hoặc các tiêu chí khác, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc.
Lợi Ích
Tăng Cường Hiệu Quả Làm Việc: Tính năng văn bản nội bộ giúp các nhân viên tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý tài liệu, từ đó tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Cải Thiện Giao Tiếp: Khả năng chia sẻ và thảo luận nội bộ nâng cao mức độ giao tiếp giữa các thành viên trong tổ chức, giúp tăng cường sự phối hợp và đồng thuận.
Bảo Mật Thông Tin: Với các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt, thông tin nội bộ được bảo vệ an toàn, giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin.
Hướng Dẫn Sử Dụng Tính Năng Văn Bản Nội Bộ
Mục Lục
Tạo Văn & Chỉnh Sửa Văn Bản Nội Bộ
Chia Sẻ Văn Bản Nội Bộ
Theo Dõi Phiên Bản
Ghi Chú và Bình Luận
Tìm Kiếm Văn Bản Nội Bộ
1. Tạo Văn Bản Nội Bộ Mới
Đăng tải văn bản -> Chọn nút [➕] Văn bản mới
Sau khi điền ký hiệu và trích dẫn văn bản -> chọn nút [✏️] Chỉnh sửa
Ngày văn bản: Ngày văn bản được phát hành
Ngày hiệu lực: Ngày văn bản có hiệu lực
Người ký: Người ký văn bản
Chức vụ: Chức vụ của người ký văn bản
Trích yếu: Tóm tắt hoặc tiêu đề văn bản
Lĩnh vực: Lĩnh vực văn bản
Độ khẩn: Mức độ khẩn cấp của văn bản
Độ mật: Độ bảo mật của văn bản
Trạng thái văn bản: Văn bản còn hiệu lực hay không
Tệp tin: Tải lên văn bản (Vui lòng chọn các định dạng cho phép: .pdf, .docx, .xlsx,...)
Sau khi điền đầy đủ thông tin nhấn nút [Gửi đi]
2. Chia Sẻ Văn Bản Nội Bộ
Tài xuống văn bản -> chọn nút [👁️] Xem chi tiết
5. Ghi chú và Bình luận
Đang thực hiện
6. Tìm kiếm Văn Bản Nội Bộ
Sau khi văn bản được đăng tải, hệ thống sẽ tiến hành quét OCR toàn bộ văn bản và lưu trữ phục vụ tìm kiếm.
Last updated