Trợ lý ảo
Chức năng Trợ lý ảo trong hệ thống giúp người dùng thực hiện nhanh chóng các thao tác và cung cấp hỗ trợ khi cần thiết. Trợ lý ảo có thể thực hiện các nhiệm vụ như tìm kiếm tài liệu, đề xuất quy trình làm việc, nhắc nhở các hoạt động cần thực hiện, và cung cấp hướng dẫn sử dụng. Ngoài ra, trợ lý ảo còn có khả năng trả lời câu hỏi liên quan đến hệ thống, hỗ trợ kỹ thuật cơ bản, và gợi ý các thao tác tối ưu để người dùng làm việc hiệu quả hơn. Chức năng này giúp tiết kiệm thời gian, tăng tính tương tác và hỗ trợ liên tục trong quá trình làm việc với hệ thống.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để sử dụng Trợ lý ảo trong hệ thống quản lý văn bản nội bộ – được thiết kế giống như một cửa sổ chat để tạo sự thuận tiện và tương tác tự nhiên với người dùng.
1. Truy cập Trợ lý Ảo
Mở Trợ lý ảo: Từ giao diện chính của hệ thống, tìm biểu tượng chat hoặc mục “Trợ lý ảo” (thường ở góc dưới bên phải màn hình).
Nhấp vào biểu tượng để mở cửa sổ chat và bắt đầu sử dụng Trợ lý ảo.
2. Các chức năng chính của Trợ lý Ảo
Trợ lý ảo có thể hỗ trợ bạn với các chức năng sau:
2.1. Tìm kiếm tài liệu
Gõ từ khóa: Nhập từ khóa liên quan đến tài liệu bạn cần tìm, ví dụ: “Tìm tài liệu kế hoạch tháng 10.”
Trợ lý ảo sẽ hiển thị danh sách tài liệu phù hợp để bạn truy cập nhanh chóng.
2.2. Hướng dẫn sử dụng hệ thống
Yêu cầu trợ giúp: Nhập câu hỏi về cách sử dụng, ví dụ: “Cách tải tài liệu lên” hoặc “Làm thế nào để phân quyền tài liệu?”
Trợ lý ảo sẽ cung cấp các bước hướng dẫn chi tiết hoặc liên kết đến tài liệu hỗ trợ.
2.3. Nhắc nhở công việc và thông báo
Thiết lập nhắc nhở: Bạn có thể yêu cầu trợ lý nhắc nhở các hoạt động quan trọng, ví dụ: “Nhắc tôi kiểm tra báo cáo vào thứ Sáu.”
Trợ lý sẽ gửi thông báo vào thời điểm bạn yêu cầu để đảm bảo công việc không bị bỏ sót.
2.4. Theo dõi và hỗ trợ thao tác
Hỏi về lịch sử thao tác: Nhập câu lệnh như “Xem lịch sử thao tác của tài liệu A” để truy cập lịch sử thao tác.
Trợ lý sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các thay đổi gần đây của tài liệu hoặc liên kết trực tiếp để bạn dễ dàng truy cập.
3. Tương tác với Trợ lý Ảo
Gõ câu hỏi ngắn gọn và rõ ràng để Trợ lý ảo dễ dàng hiểu và cung cấp câu trả lời nhanh.
Sử dụng các lệnh phổ biến như “Tìm,” “Giúp đỡ,” “Nhắc nhở,” hoặc “Hướng dẫn” để gọi các chức năng cụ thể.
4. Kết thúc phiên làm việc
Để kết thúc phiên làm việc, bạn có thể đóng cửa sổ chat.
Lưu ý: Nếu bạn cần hỗ trợ thêm, bạn có thể mở lại cửa sổ chat bất cứ lúc nào mà không mất dữ liệu từ các lần tương tác trước.
5. Các lưu ý khi sử dụng Trợ lý Ảo
Bảo mật thông tin: Trợ lý ảo chỉ hỗ trợ trên tài khoản của bạn; không chia sẻ thông tin nhạy cảm qua cửa sổ chat.
Cập nhật câu hỏi thường gặp: Nếu bạn gặp vấn đề mới hoặc cần hỗ trợ mở rộng, hãy báo cáo để đội ngũ có thể cập nhật thông tin vào hệ thống trợ lý.
Sử dụng Trợ lý ảo giúp bạn thực hiện công việc nhanh chóng và có hướng dẫn kịp thời trong suốt quá trình sử dụng hệ thống.
Last updated